Cadrer la mise en ligne de collections complexes

À propos du projet

Le défi

Le musée Guimet conserve des collections d’une ampleur exceptionnelle : œuvres, photographies, archives, manuscrits et ressources documentaires issues de plusieurs outils métiers.

L’ambition était de rendre ces fonds accessibles en ligne à travers un portail de collections capable de répondre à des usages très différents, de la recherche experte à la découverte grand public.

Le projet devait surtout résoudre une difficulté structurante : faire dialoguer des données hétérogènes, des métiers différents et plusieurs systèmes existants autour d’une vision commune du futur service.

Notre intervention

Minit-L est intervenue en assistance à maîtrise d’ouvrage sur l’ensemble des phases amont du projet.

Faire converger les besoins
Organisation d’entretiens et d’ateliers avec les équipes collections, archives, photographie, bibliothèque, médiation et SI afin d’identifier les usages, les contraintes et les priorités.

Définir l’architecture du futur dispositif
Formalisation des besoins fonctionnels, des principes d’interopérabilité et de l’articulation entre les différentes sources de données.

Préparer les marchés de réalisation
Rédaction de deux cahiers des charges complémentaires, l’un consacré à l’entrepôt de données, l’autre au portail de diffusion des collections.

Accompagner la sélection des prestataires
Définition des critères d’analyse, étude comparative des offres et aide à la décision sur les dimensions techniques, fonctionnelles et financières.

Ce qui fait la différence

Le projet se situait à l’intersection de la connaissance scientifique des collections, de la complexité des systèmes d’information et des attentes des futurs utilisateurs.

La double culture conseil et réalisation de Minit-L a permis de transformer ces contraintes en spécifications concrètes, réalistes et directement exploitables par les équipes et les prestataires

Chiffres clés

• Près de 65 000 œuvres
• Environ 600 000 photographies
• Plusieurs bases et outils métiers à faire dialoguer
• Deux marchés structurants à préparer et articuler

Résultats

Le musée dispose d’une vision partagée de son futur portail de collections, d’un cadre fonctionnel et technique structuré et de cahiers des charges suffisamment précis pour engager la réalisation.

La mission a également permis de sécuriser les choix d’architecture, de clarifier les responsabilités et de créer un langage commun entre les équipes scientifiques, numériques et techniques.

Accompagnements mobilisés

• Conseil & cadrage
• Pilotage & transformation